Choisir un bon logiciel de gestion de projet

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Pour le bon déroulement des projets, il est d’une importance capitale de se procurer un logiciel de gestion de projet. Des centaines de logiciels abondent sur le marché. Comment savoir quel est le meilleur pour son organisme ? Cet article aidera les managers à dénicher le meilleur logiciel pour leurs projets.

Définir les besoins de l’entreprise

La première étape dans le processus de recherche de logiciel de gestion de projet est de connaître réellement les besoins de l’entreprise. Identifier les besoins nécessite un profond diagnostic de l’actuel outil de gestion de projet, des orientations futures du projet, et des problèmes rencontrés par l’outil actuel. L’acheteur devrait lister toutes les fonctionnalités qu’il veut trouver dans le logiciel. Des questions comme « quelles sont les problèmes que devrait solutionner le futur logiciel » ? et « Quelles sont les contraintes imposées par l’utilisation de ce logiciel ? » devraient être posées. Les réponses à ces questions aboutiront à la rédaction d’un cahier des charges qui récapitule les besoins de l’utilisateur en matière de logiciel de gestion de projets. Il ne faut pas oublier de déterminer le prix auquel l’acheteur est prêt à payer pour l’acquisition du nouvel outil. Cela devrait être à étudier méticuleusement pour que l’achat ne devienne pas une charge trop importante pour l’entreprise. Pour en savoir plus sur ce type de logiciel, cliquez ici.

Comprendre les fonctionnalités principales des logiciels de gestion de projets

Après avoir défini les besoins, l’étape suivante est la recherche proprement dite du logiciel qui répond au cahier des charges. Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet peuvent vraiment varier d’un logiciel à un autre. Il se peut que le logiciel gère tout ou une partie du cycle de vie du projet. Un logiciel de gestion de projet devrait comprendre des fonctionnalités adaptées au processus de planification du projet. Il s’agit des outils permettant de faciliter l’identification et l’agencement des tâches. Le logiciel devrait également proposer des outils pour gérer les ressources que ce soit matérielles, financières ou humaines. En plus, un logiciel de gestion de projet devrait faciliter le travail collaboratif entre les équipes du projet. Il devrait comporter des outils favorisant les partages de données c’est-à-dire la création d’un réseau commun entre les équipes du projet. Pour piloter le projet, le logiciel devrait inclure des outils permettant de bien gérer le temps et l’exécution et l’avancement du projet, etc. Il ne faut pas oublier les fonctionnalités pour le suivi du projet et surtout des outils permettant de procéder à des évaluations.

Bien étudier les types de paiements

Après avoir fait des recherches sur les logiciels existants, le temps est venu de décider le logiciel gestion projet à utiliser. Il se peut que tous les besoins aient été comblés par des logiciels gratuits. Toutefois, pour profiter des offres plus intéressantes et plus avantageuses, l’utilisateur peut recourir à des logiciels payants ou à utiliser les offres premium des logiciels gratuits. Dans ce cas, plusieurs éditeurs proposent un achat clé en main d’un logiciel. Cela signifie qu’une fois acheté, l’utilisateur pourra utiliser le logiciel pour une durée indéterminée. L’utilisateur peut aussi opter pour une offre de style abonnement. Dans ce cas, il paie périodiquement des frais d’utilisation du logiciel. L’avantage de ce dernier est que les coûts relatifs aux mises à jour et aux maintenances sont réduits. Avant d’utiliser le logiciel, il est important de négocier pour avoir des périodes d’essai. Cela permettra à l’utilisateur de bien vérifier si les fonctionnalités répondent bien aux critères définis auparavant.

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