Opter pour une solution logicielle de dématérialisation de factures

dématérialisation de factures

L’amélioration continue est un signe de développement dans une entreprise. En tant que leader, le chef d’entreprise doit toujours chercher des moyens pour mieux gérer sa société. Depuis quelques années, la dématérialisation des factures est de plus en plus prisée des PME. Si la numérisation des factures sortantes est plus ou moins faciles à appliquer, la mise en place de la digitalisation des factures fournisseurs reste, néanmoins, une tâche judicieuse qui nécessite un bon logiciel de gestion.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

Dans le secteur professionnel, la dématérialisation d’une facture consiste à passer du support classique en papier vers un support numérique. Le procédé habituel de cette numérisation est le scan dans le but d’obtenir une version image ou PDF des documents.

Avec l’avancée de la technologie, il existe actuellement d’autres techniques plus pratiques et plus performantes de numérisation qui collaborent effectivement à optimiser la gestion comptable dans une entreprise. Etant donné que chaque fournisseur a ses propres conditionnements en matière de diffusion et de support de facturation, la gestion et le traitement des factures fournisseurs représentent une procédure longue et complexe à réaliser.

Le traitement classique des factures représente des risques potentiels d’erreur de saisis, de retard, de l’oubli ou encore de la perte des documents. Le recours à une solution logicielle de dématérialisations des factures entrantes vous permet de bénéficier de plusieurs avantages, sans parler que le gain considérable du temps et de la préservation de l’environnement avec le principe ‘’zéro papier’’.

Le traitement des données avec un bon logiciel de comptabilité pour la dématérialisation des factures est entièrement automatisé. L’outil est doté d’un système de lecture automatique de documents, de reconnaissance, de contrôle et de l’archivage systématiques des supports. Pour une ample information concernant ce sujet, vous pouvez visiter les sites des professionnels comme getyooz.com.

Dématérialisation de factures : quel logiciel choisir ?

Il existe plusieurs éditeurs disponibles sur le web. Vous pouvez également personnaliser votre propre logiciel de dématérialisation des factures et de gestion financière. Dans tous les cas, il convient de connaitre les critères de base avant de choisir un tel ou tel logiciel.

La réputation et la notoriété de l’éditeur sont importantes. Il faut confier votre projet aux professionnels qualifiés qui vous assurent la sécurité, la traçabilité et le meilleur traitement de vos données. Vous devriez opter pour une solution logicielle compatible avec d’autres supports, comme votre CRM, votre logiciel comptable,…

Il est conseillé de privilégier un logiciel capable de traiter tous les types de documents : mail, papier, image, PDF, etc. L’idéal c’est d’avoir un outil responsive qui s’adapte à tout type de support. Le rapport qualité/prix est non négligeable. De préférence, il vaut mieux avoir un support haut de gamme avec une possibilité d’assistance et d’accompagnement permanent de l’éditeur.

Mise en place d’une solution logicielle de dématérialisation de factures 

Afin de réussir efficacement votre projet, le recours à une agence spécialisée est indispensable. Les techniciens peuvent vous accompagner tout au long du processus d’intégration de votre solution logicielle de dématérialisation de factures. Il est, donc, important de bien choisir les professionnels à contacter. Avec ces prestataires, vous devez définir vos objectifs. Selon vos attentes sur le logiciel et en fonction de votre besoin, les techniciens peuvent vous orienter sur la rédaction d’un cahier des charges indispensable pour la digitalisation et la gestion d’entreprise.                           

Ensuite, il faut prévoir le workflow. Cette étape consiste à programmer toutes les étapes de traitement des factures. Vous pouvez également personnaliser quelques fonctionnements selon la spécificité de vos tâches. Avec l’aide du prestataire, vous devrez classifier les fournisseurs selon leur priorité et ensuite les intégrer dans le logiciel. La dématérialisation des factures est un processus long et fastidieux qui nécessite l’implication de tous les personnels concernés.

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